Hoy en día, muchas de nuestras conversaciones no se producen de viva voz si no que son a través de mail, tiene la ventaja de que queda constancia de lo hablado pero no hay que olvidar ciertas reglas básicas al igual que lo hacemos en una conversación, os enumeramos algunas cuestiones imprescindibles para garantizar una buena comunicación vía mail:
1. Lo primero: Saludo siempre
Con ello estás demostrando respeto al receptor y además estás enmarcando el mensaje en un ambiente de cordialidad.
2. No utilizar mayúsculas, tamaño grande o colores llamativos para la fuente de la letra salvo en casos imprescindibles: equivale a chillar, se está alterando el tono de lo redactado.
3. Poner Asunto. Recibimos muchísimos correos, ayudaremos al receptor a identificarnos y que no exilie nuestro correo a la papelera de reciclaje.
4. Evitar Emoticones o imágines gif, distraen al receptor y no dan sensación de formalidad o seriedad, sino todo lo contrario.
5. Concretar el mensaje: el mensaje debe ser claro y lo más breve posible.
6. Contestar lo más rápido posible. Si es un tema que nos va a llevar cierto tiempo, responderemos al emisor comunicándole que hemos recibido el mail correctamente y que nos ponemos a trabajar en ello.
7. Cuida la ortografía y la redacción. Evitar un tono agresivo a la hora de escribir, el estado de ánimo también se refleja cuando escribimos y es más difícil rectificarlo que cuando lo utilizamos hablando.
8. Mucho cuidado al reenviar y al enviar los correos con CC y CCO. Si son destinatarios totalmente desconocidos entre ellos pero a los que queremos enviar la misma información siempre con CCO. Si son correos para destinatarios de la misma empresa puede ser con CC pero siempre teniendo precaución de lo que se envía ya que no todos los trabajadores de la empresa tienen acceso ni permiso a manejar la misma información.
9. Despedida. Al igual que decíamos la importancia del saludo al principio del mail es importante despedirse de nuestro receptor, con “un cordial saludo” es suficiente.
10. Firma y contacto de quien envía el mail. Imprescindible, demostraremos al receptor que estamos disponibles para cualquier consulta o duda que quiera comentarnos.